Elektronik Ortamda Bordro Gönderiminin Hukuki Geçerliliği ve Delil Niteliği

Günümüzde işverenler, ücret bordrosu (ücret hesap pusulası) gibi belgeleri dijital platformlar aracılığıyla çalışanlara iletmeye yönelmektedir. E-posta, e-Devlet sistemleri veya özel şirket portalları üzerinden bordro gönderimi yaygınlaşsa da, bu uygulamanın Türk hukuku açısından geçerliliği ve özellikle delil değeri tartışmalıdır. Aşağıda, konuyu yasal düzenlemeler, yargı kararları ve uygulamadaki güncel gelişmeler ışığında başlıklar halinde ele alıyoruz.

İş Kanunu ve Mevzuatta Elektronik Bordronun Yeri

İş Kanunu m.37, işverenin her ücret ödemesinde çalışana bir ücret hesap pusulası verme zorunluluğunu düzenler. Kanun hükmü özetle şöyledir: “İşveren, işyerinde veya bankaya yaptığı ödemelerde işçiye ücret hesabını gösterir imzalı veya işyerinin özel işaretini taşıyan bir pusula vermek zorundadır. Bu pusulada ödemenin günü ve ilişkin olduğu dönem ile fazla çalışma, hafta tatili, bayram ve genel tatil ücretleri gibi asıl ücrete yapılan her çeşit eklemeler tutarının ve vergi, sigorta primi, avans, nafaka, icra gibi her çeşit kesintilerin ayrı ayrı gösterilmesi gerekir.”. Bu düzenleme, işçinin dönem içindeki tüm kazanç ve kesintilerini gösteren bordronun yazılı olarak hazırlanmasını ve işverence imzalanıp çalışana verilmesini şart koşar. İş Kanunu’nda bordronun elektronik ortamda verilmesine dair açık bir hüküm bulunmamaktadır. Kanun metninde “yazılı veya elektronik ortam” ifadesi yer almadığı için, bordroların kağıt üzerinde imzalı olarak tebliği klasik uygulama haline gelmiştir.

Bununla birlikte, teknolojik gelişmeler doğrultusunda elektronik bordro uygulamaları fiilen ortaya çıkmıştır. Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu (5510 sayılı Kanun) m.102/5, işverence ibraz edilen aylık ücret tediye bordrolarında bulunması zorunlu unsurları sayar ve “ücretin alındığına dair sigortalının imzasının bulunması” gerektiğini belirtir. Ancak aynı maddede, ücret ödemeleri makbuz karşılığı veya banka kanalıyla yapılıyorsa bordroda işçi imzası aranmayacağı istisnası tanınmıştır. Yani ücretler banka yoluyla ödeniyorsa, bordronun çalışan tarafından imzalanması idari açıdan zorunlu değildir; imzasız da olsa bordro düzenlenmiş sayılır. Bu istisna, 10 ve daha fazla çalışanı olan işyerlerinde ücretlerin banka aracılığıyla ödenmesini zorunlu kılan yönetmelikle (18.11.2008 tarihli Resmî Gazete) uyumludur. Vergi Usul Kanunu m.238 de işverenlerin her ay ödedikleri ücretler için ücret bordrosu tutmak zorunda olduğunu ve bordroda işçinin imzası veya mührü bulunması gerektiğini belirtir. Ancak burada da, banka kanalıyla ödeme yapıldığında imza aranmayabileceği yönünde Sosyal Güvenlik Kanunu’ndakine paralel bir anlayış geliştirilmiştir.

Özetle mevzuatta, bordronun yazılı olarak hazırlanması ve işveren tarafından imzalanarak (veya şirket kaşesiyle) çalışana verilmesi esastır. Elektronik ortamda bordro kavramı doğrudan düzenlenmemiş olsa da, hukuken yasaklanmış da değildir. Nitekim İş Kanunu m.109, işçiye yapılacak bildirimlerin “yazılı olarak ve imza karşılığı” yapılmasını öngörür. Bu hüküm, elektronik tebligata engel olmamakla birlikte, bordro gibi belgelerin tesliminde işçinin tebellüğünü (aldığını) imza ile teyit etmesi ilkesini ortaya koyar. Elektronik ortamda bordro uygulamasının bu şartı nasıl karşılayacağı tartışmalıdır.

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) sistemine ilişkin mevzuat ve Ticaret Kanunu hükümleri, elektronik iletilerin hukuki geçerliliğine dair altyapı sunar. Çalışma ve Sosyal Güvenlik Bakanlığı Çalışma Genel Müdürlüğü de elektronik bordro konusunda görüş bildirmiştir. 13.11.2017 tarihli resmi görüş yazısında, İş Kanunu m.37’deki ücret pusulası verme yükümlülüğünün, 25.08.2011 tarihli ve 28036 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmış Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik kapsamında bir sistem kurularak elektronik ortamda yapılması halinde yerine getirilmiş sayılacağı belirtilmiştir. Bu görüş, doğrudan kanuni bir düzenleme olmasa da, Bakanlığın KEP üzerinden bordro göndermeyi yasal yükümlülüğün ifası olarak kabul ettiğini göstermektedir.

Ayrıca, e-Devlet sistemi kamu çalışanları için uzun süredir bordro görüntüleme imkanı sunmaktadır. Özel sektör işçileri için e-Devlet üzerinden bordro gönderimi yaygın olmasa da, bazı şirketlerin e-Devlet entegrasyonuyla çalışanların SGK bildirgeleri ve maaş bilgilerini görmesini sağladığı bilinmektedir. Ancak e-Devlet, işverenlerin bireysel olarak yükleme yapıp bordro ilettiği bir platform değildir; daha çok devlet kayıtlarının (örn. kamu personeli e-bordro) sunulduğu bir sistemdir. Dolayısıyla özel sektörde e-Devlet üzerinden bordro tebliği, pratikte sınırlı ve genellikle dolaylı bir yöntemdir.

Islak İmza Zorunluluğunun Elektronik Bordroya Etkisi

“Islak imza” kavramı, fiziken belgenin üzerine kişinin kendi el yazısıyla attığı imzayı ifade eder. İş hukukunda bordroların klasik olarak ıslak imza ile tebliğ edilmesi beklenir. Zira bordronun çalışan tarafından imzalanması, o bordronun çalışana verildiğini ve içerdiği ödemelerin kabul edildiğini gösteren bir tebellüğ ve onay niteliğindedir. Yargıtay’ın yerleşik uygulamasına göre de, işçinin imzasını taşıyan bordrolar kural olarak içeriğindeki ödeme kalemleri açısından kesin delil sayılır (aşağıda ayrıntılı incelenecektir). Bu nedenle, bordroların çalışanlarca imzalanması özellikle işveren lehine sonuçlar doğurur.

Elektronik bordro uygulamasında ise ıslak imza almak fiilen mümkün değildir. Bordro dijital ortamda iletildiğinde, çalışan belgeyi fiziken imzalamış olmaz. Bu durum, imza karşılığında tebliğ şartının nasıl sağlanacağı sorusunu doğurur. Hukukumuzda bu sorunu çözmek için 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu devreye girmektedir. Kanunun 5. maddesi, “güvenli elektronik imzanın, elle atılan imza ile aynı hukukî sonucu doğuracağını” açıkça düzenler. Yani usulüne uygun oluşturulmuş bir güvenli elektronik imza (Nitelikli Elektronik Sertifika ile atılan e-imza), ıslak imzanın yerine geçebilen yasal bir imzadır. Bu ilke, 6100 sayılı Hukuk Muhakemeleri Kanunu (HMK) m.205/2’de de teyit edilmiştir: güvenli e-imza ile oluşturulan elektronik veriler senet hükmündedir.

Bu bağlamda, eğer işçi ve işveren uygun altyapıyı kurarak, bordroları elektronik imza ile imzalarlarsa, ıslak imza zorunluluğu elektronik ortamda da karşılanmış olur. Örneğin işveren, PDF formatındaki bordroyu kendi güvenli e-imzasıyla imzalayıp KEP veya portal üzerinden çalışana gönderir; çalışan da kendisine iletilen bu bordroyu kendi e-imzasıyla onaylayarak iade ederse, ortaya çift taraflı imzalanmış (işveren ve işçi tarafından) bir elektronik bordro çıkar. Böyle bir belge, HMK m.205’e göre adi yazılı delil niteliğindedir ve ıslak imzalı bordroyla aynı hukuki etkiye sahiptir.

Ne var ki, uygulamada her çalışanın e-imza sahibi olması ve her ay bordrosunu e-imza ile onaylaması henüz yaygın bir yöntem değildir. Güvenli elektronik imza temini maliyetli ve zahmetli olabildiğinden (nitelikli sertifika veya mobil imza gerektirir), işverenler çoğunlukla bordroları dijital olarak gönderip işçiden ayrıca imza almamaktadır. Bu durumda, elektronik ortamda iletilen bordro imzasız bir belge olarak kalmaktadır. İş Kanunu m.37’de aranan “işverenin imzasını veya özel işaretini taşıma” şartı işveren açısından yerine gelse bile (örneğin bordronun üzerinde şirket kaşesi veya dijital mühür varsa), işçinin imzası eksik kalmaktadır. Ayrıca İş Kanunu m.109’da bahsi geçen “imza karşılığı tebliğ” koşulu da tam manasıyla gerçekleşmiş sayılmaz.

Nitekim Yargıtay 9. Hukuk Dairesi, ıslak imza konusundaki bir kararında elektronik imzanın hukuki değerine ilişkin şu tespiti yapmıştır: “Elektronik imza, ıslak imzanın istisnası olmayıp alternatifidir.”. Bu ifade, kanunlarımızın elektronik imzayı ıslak imzaya eş bir yöntem olarak gördüğünü ortaya koyar. Sorun, uygulamada elektronik imzanın henüz yaygın olmayışı ve dolayısıyla çoğu elektronik bordronun imzasız kalmasıdır. Özetle, ıslak imza zorunluluğunun elektronik ortama etkisi, e-imza kullanılmadıkça bordroların hukuki durumunun “imzasız belge” olarak değerlendirileceği yönündedir. Güvenli e-imza kullanımı ise bu sorunu çözecek yegâne yöntemdir.

İşverenin Elektronik Bordro Gönderiminde Uyması Gereken Usuller

İşveren, bordroları elektronik ortamda iletmeyi tercih ediyorsa, hem yasal yükümlülüğünü doğru şekilde ifa etmek hem de olası uyuşmazlıklarda kendini güvenceye almak için bazı usullere dikkat etmelidir:

• Çalışanın Bilgilendirilmesi ve Rızası: İş ilişkisinin başında (bireysel iş sözleşmesinde veya ek bir protokolle) çalışana ücret bordrolarının elektronik ortamda gönderileceği yazılı olarak bildirilmelidir. Mümkünse, çalışan bu belgeyi imzalayarak rıza göstermelidir (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey) (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey). Özellikle KEP kullanımı planlanıyorsa, çalışanın KEP hesabı edinmesi ve elektronik tebligatları almayı kabul etmesi gerekir. KEP kullanmak yasal olarak zorunlu değilken, işverenin tek taraflı dayatması tartışma yaratabilir; bu yüzden işçinin açık rızasının alınması önemlidir (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey).

• Güvenilir ve Kayıtlı İletim Yöntemi: E-posta gibi sıradan yollar yerine KEP sistemi veya güvenli şirket portalı gibi, gönderi zamanını ve içeriğini kayıt altına alan yöntemler tercih edilmelidir. Kayıtlı Elektronik Posta, göndericinin ve alıcının kimliğini doğrular, iletinin ne zaman gönderilip teslim edildiğini resmi olarak kayıt altına alır ve içeriğin değişmediğini garanti eder. Bu sayede, bordronun çalışana ulaştığı konusunda ileride ispat sorunu yaşanmaz. Eğer şirket içi özel bir portal kullanılıyorsa, çalışanın kendine özel kullanıcı adı/şifre ile giriş yapıp bordrosunu görüntüleyebildiği bir sistem kurulmalı; bu sistemde her bildirimin zaman damgalı kayıtları (logları) tutulmalıdır. TÜBİTAK zaman damgası gibi teknolojilerle, portal üzerindeki erişim kayıtlarının bütünlüğü ve doğruluğu sağlanabilir.

• İmza/Onay Mekanizması: İdeal olarak, elektronik iletilen bordronun çalışan tarafından onaylandığına dair bir mekanizma oluşturulmalıdır. Örneğin KEP üzerinden gönderilen bordroyu çalışanın kendi e-imzasıyla yanıtlayıp onaylaması sağlanabilir. Veya portal üzerinden bordrosunu görüntüleyen çalışanın “OK” veya “Onaylıyorum” butonuna basarak onay vermesi istenebilir. Bu onaylar da kayıt altına alınmalıdır. KEP sisteminde halihazırda alıcı onayı için otomatik bir özellik bulunmadığından, işveren kendi çözümünü geliştirebilir. Kimi uzmanlar, şirketlerin “e-bordro bildirimi alındı/itiraz yoktur” şeklinde bir taahhütnameyi çalışanlara önceden imzalatmasını önermektedir. Böylece, bordro elektronik iletildiğinde çalışan belli bir süre içinde itiraz etmezse içeriği kabul etmiş sayılacağı kararlaştırılabilir. Bu tür bir uygulama, işveren açısından pratik bir çözüm olarak görülmektedir.

• Kişisel Verilerin Korunması: Elektronik ortamda bordro gönderirken, 6698 sayılı KVKK gereği çalışanların kişisel verilerinin güvenliği sağlanmalıdır. Bordrolar hassas veriler içerir; bu nedenle e-posta ile gönderilecekse mümkünse şifreli PDF olarak iletilmeli ya da KEP gibi güvenli bir kanal kullanılmalıdır. Keza, şirket portalında barındırılan bordrolar yetkisiz erişimlere karşı korunmalı, yalnız ilgili çalışan erişebilmelidir. Çalışanın kişisel e-posta adresine bordro gönderiliyorsa, adresin güncel ve doğru olduğundan emin olunmalı; mümkünse her iletimde çalışana bildirim yapılarak kontrol sağlaması istenmelidir.

• Tebliğ Yükümlülüğünün İspatı: İşveren, bordroyu çalışana verdiğini ispatlamakla yükümlüdür. Bu nedenle, elektronik iletimde de ispat araçları düşünülmelidir. KEP kullanıldığında BTK onaylı teslim kayıtları, portalla gönderimde sistem logları, e-postada ise sunucu kayıtları ve okundu bilgileri saklanmalıdır. Özellikle e-posta yolunda çalışanın “okundu” bilgisini iletmesi sağlanabilir; ancak bu her zaman güvenilir olmaz. Bu bakımdan KEP en güçlü ispat araçlarını sunar – gönderi raporları resmi senet hükmündedir ve aksi ispatlanana kadar geçerli delildir.

• Düzenlemelere Uyum: İşverenin elektronik bordro uygulaması, mevzuata aykırı olmamalıdır. Her ne kadar İş Kanunu’nda açık hüküm olmasa da, yukarıda anılan 2017 tarihli Bakanlık görüşü doğrultusunda özellikle KEP sistemi tercih edilirse Kanun m.37’deki “bir örneğini verme” yükümlülüğü yerine getirilmiş sayılacaktır. Buna karşın sıradan e-posta ile bildirim, Kanun m.37 anlamında tartışmalı kalabilir. En azından işveren, e-posta ile gönderim yapıyorsa, çalışan tarafından alındığına dair bir geri bildirim veya teyit almaya özen göstermelidir (örn. çalışanın cevap e-postasında “bordromu aldım” demesi gibi).

Yukarıdaki usuller, yazılı mevzuatta tek tek sayılmamış olsa da “iyi uygulama” olarak ortaya çıkmaktadır. Sonuç olarak, elektronik bordro gönderimine geçen bir işveren, hem çalışanını önceden bilgilendirip onayını almalı hem de mümkün olan en güvenli teknik yöntemi kullanarak, ileride hukuki tartışma yaşanmaması için gerekli kayıtları tutmalıdır.

Mahkemelerin Elektronik Bordroya Yaklaşımı ve Delil Niteliği

İşçi-işveren uyuşmazlıklarında, ücret bordroları önemli bir ispat aracıdır. Mahkemeler, bordroların içeriğine ve imza durumuna göre farklı yaklaşımlar sergileyebilir. Genel hatlarıyla, imzalı bordrolar işveren lehine güçlü delil sayılırken, imzasız bordrolar tartışmaya açık kabul edilir. Elektronik ortamda iletilen bordrolar da bu bakımdan değerlendirilmektedir.

Yargıtay’ın yerleşik içtihadına göre, “İşçinin imzasını taşıyan bordro, sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğindedir. Bir başka anlatımla bordronun sahteliği ileri sürülüp kanıtlanmadıkça, imzalı bordroda görünen fazla çalışma alacağının ödendiği varsayılır.”. Yargıtay 9. HD’nin 20.04.2022 tarihli kararında da aynı ilke vurgulanmıştır. Kesin delil niteliği, imzalı bordroda yazılanlara karşı işçinin artık tanık beyanı gibi takdiri delillerle karşı çıkamaması anlamına gelir; ancak yazılı bir belgeyle aksini ispatlaması mümkün olabilir. Örneğin, bordroda 30 saat fazla mesai ücreti ödendiği yazıyorsa ve işçi bordroyu itirazsız imzalamışsa, Yargıtay’a göre bu fazla mesainin ödendiği kabul edilir; işçi daha fazla mesai ücreti alacağı olduğunu iddia ederse bunu ancak yazılı belge ile kanıtlayabilir.

Buna karşılık, “çalışanın imzasını taşımayan ücret bordroları, banka ödeme dekontları ile birebir uyumlu dahi olsa kesin delil niteliğine haiz değildir; bu nedenle aksi tanık beyanları da dahil her türlü delille ispatlanabilir”. Yargıtay ve Bölge Adliye Mahkemeleri, imzasız bordroların işçi aleyhine tek başına delil oluşturmayacağı yönünde kararlar vermektedir. Yani bordroda işçinin imzası yoksa, işçi içeriğine itiraz ettiğinde hakim, tanık ifadeleri, işyeri kayıtları gibi diğer delilleri serbestçe değerlendirebilir. Özellikle fazla mesai, ulusal bayram-genel tatil ücreti gibi alacaklarda, imzasız bordroya dayanarak “ödeme yapılmıştır” savunması genellikle yeterli görülmez.

Elektronik bordrolara gelince; eğer çalışan elektronik ortamda kendisine iletilen bordroyu güvenli e-imza ile imzalamışsa, bu durumda ortada işçi imzasını taşıyan bir belge olduğundan yine kesin delil etkisi doğacaktır. Ne var ki, güncel uyuşmazlıkların çoğunda elektronik bordrolar işçi tarafından ayrıca imzalanmış olmadığından, mahkemeler bu belgelere “imzasız bordro” muamelesi yapmaktadır. Örneğin işveren, “Bordroyu KEP ile yolladım, çalışan da itiraz etmedi, o halde bordro içerikleri kesinleşmiştir” iddiasında bulunduğunda, yargı organları çalışan imzası yoksa bu argümana itibar etmemektedir.

Nitekim Samsun Bölge Adliye Mahkemesi 8. Hukuk Dairesi yakın tarihli bir kararında tam da bu konuyu değerlendirmiştir. İşveren, 2020 yılına ait bordroları KEP üzerinden çalışana gönderdiğini ve çalışan tarafından hiçbir itiraz gelmediğini savunarak, bu bordroların imzalı sayılması gerektiğini ileri sürmüştür. Ancak istinaf mahkemesi kararında şu tespitlere yer verilmiştir:

“...Davalı tarafça, davacının 2020 Ocak ayı ve sonrasına ilişkin bordrolarının kayıtlı elektronik posta adresine tebliğ edilmesi ve davacının bir itirazının bulunmaması nedeniyle söz konusu bordroların imzalı olduğunun ve aksinin yazılı delil ile ispatlanması gerektiği iddia edilmiş ise de; söz konusu durumun bu kayıtların sadece davacı yana tebliğ edildiğine ilişkin delil niteliğinde bulunduğu, söz konusu bordroların ıslak veya elektronik imza ile imzalanmadığı müddetçe davacı açısından bağlayıcı nitelik taşımayacağı, dosyaya bu yönde bir kayıt da sunulmadığı anlaşıldığından, söz konusu bordroların imzasız olduğu kabulüyle bu bordrolardaki tahakkukların mahsup edilip tanık anlatımlarına itibarla hüküm kurulmasında herhangi bir hata bulunmamaktadır.” (Samsun BAM 8. HD, 2021).

Bu karar, KEP ile gönderilen bir bordronun sadece tebliğ edildiğini kanıtladığını, fakat belge üzerinde işçinin ıslak ya da e-imzası bulunmadıkça çalışanın o bordro içeriğine bağlı sayılmayacağını açıkça ortaya koymuştur. Dolayısıyla elektronik ortamda iletilen ve işçi tarafından onaylanmamış (imzalanmamış) bordrolar, mahkeme nezdinde işverenin tek taraflı kayıtları olarak değerlendirilmektedir. Bu tür bordrolar, içerdikleri ödemelerin gerçekten yapıldığını ispatlamak için yeterli görülmez; en fazla, banka kayıtlarıyla tutarlı iseler bir “delil başlangıcı” teşkil edebilirler. Örneğin bordroda belirtilen net ücretin işçinin banka hesabına yatırıldığı dekontla sabitse, bu ödeme yapıldığının delil başlangıcı sayılabilir; ancak bordroda yazılı fazla mesai saatleri konusunda işçi aksini iddia ediyorsa, imzasız dijital bordro tek başına fazla mesainin ödendiğini ispatlamaya yetmez.

İş Mahkemeleri de benzer şekilde, elektronik bordrolara temkinli yaklaşmaktadır. Uygulamada, KEP veya e-posta ile iletilen bordrolar mahkemeye sunulduğunda, hakimler genellikle “Çalışanın ıslak imzası bulunmadığından bu bordro içeriklerine itibar edilmeyecektir” yönünde değerlendirme yapmaktadır. İşverenin, bordroyu elektronik iletmekle İş Kanunu m.37’deki verme yükümlülüğünü yerine getirip getirmediği dahi tartışmalıdır. Yukarıda değinilen Samsun BAM kararında, imza olmadığı için işverenin yükümlülüğünü tam manasıyla yerine getirmediği vurgulanmıştır. Öte yandan, Çalışma Genel Müdürlüğü görüşü KEP ile gönderimin yükümlülüğü karşıladığını söylüyordu. Bu çelişki, yasal boşluk nedeniyle farklı yorumların ortaya çıktığını gösterir.

Yargıtay seviyesinde, elektronik bordronun delil değeri hususunda henüz emsal teşkil eden çok spesifik kararlar olmasa da, mevcut içtihatların mantığı az çok bellidir: Bordro, çalışanın imzasını taşımıyorsa adi bir yazılı belge düzeyindedir ve takdiri delil olarak değerlendirilir. KEP gibi sistemler, gönderinin teslim edildiğini senet hükmünde kanıtlar hale getirir (KEP kayıtları HMK m.204 anlamında resmi senet sayılmaktadır). Ancak KEP kayıtları, iletişim olgusunu ispatlar; belgenin içeriğinin kabul edildiğini değil. İşçi KEP ile gelen bordroyu ayrıca e-imza ile onaylamadığı sürece, o içeriğe bağlı tutulamaz.

Yargıtay ve İş Mahkemesi Kararları Çerçevesinde Delil Değeri

Yukarıda genel hatlarıyla belirtilen yargısal yaklaşımı somutlaştırmak için bazı Yargıtay kararlarının vurguladığı noktaları ele alalım:

• Yargıtay 9. HD, 20.04.2022, 2022/4265 E., 2022/4866 K.: Kararda, işçinin imzasını içeren bordroların sahteliği kanıtlanıncaya kadar kesin delil olduğu yinelenmiştir. İmzalı bordrodaki kayıtların aksinin ancak yazılı delille ispatlanabileceği belirtilmiştir. Bu karara göre “işçinin imzasını taşıyan bordro, sahteliği ispat edilinceye kadar işveren lehine kesindir”. Aynı kararda, “ihtirazi kayıtsız ve imzalı bordro” kavramına da değinilerek, işçi bordroya bir itiraz şerhi koymadan imzalarsa, orada yazılandan fazla çalışma yapmış olduğunu iddia ederse bunu yazılı delille kanıtlaması gerektiği ifade edilmiştir.

• Yargıtay 9. HD, 2017/7105 E., ... K. (Yerleşik İçtihat): Yargıtay’ın pek çok kararında benzer ifadeler vardır. Örneğin bir kararda: “İşçinin imzasını taşıyan ücret bordroları, sahteliği ispat edilinceye kadar kesin delil niteliğindedir… İmzalı bordrolarda görünen fazla çalışma ücreti ödendi kabul edilir.” şeklinde hüküm kurulmuştur. Bu prensip, neredeyse değişmez biçimde Yargıtay kararlarında tekrar edilir. Aynı kararlar, “çalışanın imzasını taşımayan bordroların ise imzalı bordro gibi kesin delil değeri olmayacağını” da belirtir.

• Yargıtay 9. HD, 2016/22165 E., 2019/... K. (Örnek): Bu karar, elektronik ortamda sunulan bir bordronun niteliğine dair olmasa da, imzasız bordro konusunda önemli bir ifade içerir: “İmzasız ücret bordrosu, işçinin çalışmasını ve alacaklarını tam olarak gösteren belge niteliğinde değildir; işçi daha fazla çalıştığını iddia ederse her türlü delille ispatlayabilir.” (karar metninden). Bu da imzasız belgeye mahkemelerin nasıl baktığını gösterir.

• Yargıtay Ceza Genel Kurulu, E.2016/1065 K.2017/27 (24.01.2017): Bu karar ceza alanında olsa da, elektronik imza konusunda önemlidir. Kararda “Elektronik imza, el yazısı ile imzanın elektronik ortamdaki karşılığıdır; ıslak imzanın alternatifi niteliğindedir.” denilerek güvenli e-imzanın geçerliliği güçlü biçimde vurgulanmıştır. Bu ifade, hukuk genelinde e-imzaya yaklaşımı göstermesi açısından iş hukuku için de emsal teşkil eder.

• Bölge Adliye Mahkemesi Kararları: Özellikle İstanbul, Ankara, İzmir gibi büyük yargı çevrelerinin istinaf dairelerinden de elektronik bordro ile ilgili kararlar çıkmıştır. Bunların çoğu, Yargıtay ilkelerine paralel şekilde, işçi imzası olmadan sadece elektronik iletinin varlığını tespit etmekle yetinip işçinin taleplerini tanık dahil diğer delillerle değerlendirmektedir. Yukarıda detaylı değindiğimiz Samsun BAM 8. HD kararı (2021) bunun örneğidir. İstanbul Bölge Adliye Mahkemesi’nden de benzer yönde kararlar olduğu hukuk çevrelerinde dile getirilmektedir (örneğin, İstanbul BAM 34. HD’nin 2022 tarihli bir kararında, KEP ile iletilen bordroların sadece tebliğ amacıyla değer taşıdığı, imza içermediği sürece işçinin fazla mesai alacağı iddiasını engellemediği belirtilmiştir; kaynak: uygulama notları).

Genel olarak denilebilir ki, Yüksek Mahkeme ve iş mahkemeleri, elektronik bordroyu delil olarak tamamen yok saymamakla birlikte, imza yoksa işveren lehine kesin kabul etmemektedir. Bu durum işverenler için bir uyarı niteliğindedir: Eğer elektronik bordroların ihtilaf halinde aynı kağıt ortamındaki gibi geçerli olmasını istiyorlarsa, çalışanın imzasını (tercihen elektronik imza şeklinde) almalarını sağlayacak yöntemler geliştirmelidirler. Aksi halde, uyuşmazlıklarda elektronik bordro, işverenin aleyhine sonuçlar doğurabilir.

E-posta, e-Devlet ve Özel Portallar: Farklı Yöntemler Arasında Hukuki Fark var mı?

Elektronik bordro gönderimi çeşitli yollarla yapılabilir: e-posta, KEP, e-Devlet entegrasyonu veya şirketlerin özel portalları. Bu yöntemler arasında hukuki açıdan bazı farklılıklar olmakla birlikte, temel prensipler benzerdir. Her birini ayrı ayrı değerlendirirsek:

• E-posta ile Bordro: Standart e-posta, teknik olarak herhangi bir dijital belgeyi iletmenin en basit yoludur. Hukuken e-posta ile bordro göndermeyi doğrudan düzenleyen bir kural yoktur. E-posta gönderimi, Kayıtlı Elektronik Posta ile karıştırılmamalıdır. Normal e-postada, göndericinin ve alıcının kimliği, gönderim zamanı gibi unsurlar resmi olarak garanti altında değildir. Bu nedenle, bir uyuşmazlıkta işverenin “bordroyu e-posta ile gönderdim” iddiası, ispat sorunu ile karşılaşabilir. Çalışan, “Bana böyle bir e-posta ulaşmadı” diyebilir veya e-posta sunucusu kayıtlarının mahkemeye getirilmesi gerekebilir. KEP’te olduğu gibi bir kabul kayıt mekanizması yoktur. Dolayısıyla e-posta yöntemi, tebliğ yükümlülüğünün ifası konusunda riskli görülebilir. Ancak yine de HMK m.199 uyarınca elektronik ortamdaki veriler belge kabul edildiğinden, e-posta çıktıları veya kayıtları bir belge delili olarak sunulabilir. Bu belge, işçinin imzasını içermediği için sadece takdiri delil olacaktır. E-posta ile bordro alan bir çalışan, genelde bordroyu yazdırıp imzalamaz; dolayısıyla bu, imzasız bordro senaryosudur. Hukuken e-posta ile KEP arasında en büyük fark, e-postanın resmi nitelik taşımaması ve gönderi/teslim bilgilerinin kolayca inkar edilebilmesidir. Kısaca: E-posta ile bordro göndermede yasal yükümlülük yerine getirilmiş sayılır mı? Bu konuda açık bir görüş yok. Bakanlık görüşü sadece KEP’ten bahsetmiştir. Mahkemeler, e-posta yoluyla bordro verildi diye işvereni idari yaptırımdan kurtarmazlar, ancak fiilen çalışana bordro ulaşmışsa yükümlülüğün ruhuna uygun davranılmış sayılabilir. Yine de ispat için okundu bilgisi, çalışanın teyit e-postası gibi destekleyici unsurlar bulunması tavsiye edilir.

• KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) ile Bordro: KEP, 6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu ve ilgili yönetmeliklerle tanımlanmış, delil etkisi yüksek bir elektronik postadır. KEP ile gönderilen bir iletinin “gönderildiği, alıcıya ulaştığı ve içeriğinin değişmediği” hususları KEP hizmet sağlayıcı tarafından kayıt altına alınır. Bu kayıtlar, Yönetmeliğin 15. maddesi gereği senet hükmünde belge sayılır ve aksi ispatlanana dek geçerlidir. Bu, KEP ile bordro göndermenin en azından tebliğ açısından güçlü bir hukuki zemini olduğunu gösterir. Nitekim işveren bordroyu KEP ile gönderdiğinde, çalışanın KEP hesabına ulaştığı tarih-saat ve iletinin içeriği güvence altındadır. Bu açıdan KEP, İş Kanunu m.37’deki “bir örneğini verme” yükümlülüğünü yerine getirme konusunda en sağlam yöntem olarak değerlendirilmektedir. Ancak yukarıda tartışıldığı üzere, KEP üzerinden iletilen bordronun işçi tarafından ayrıca imzalanmaması halinde, belge imzasız bordro niteliğindedir. KEP kayıtları sadece iletinin gönderilip alındığını kanıtlar; içeriğin işçi tarafından kabul edildiğini kanıtlamaz. Bu nedenle, farklı yöntemler arasında KEP kullanımı, idari ve tebligat boyutunda işvereni rahatlatsa da, delil değeri bakımından işveren lehine otomatik bir üstünlük sağlamaz. Yine de, örneğin e-posta ile gönderime nazaran KEP ile gönderimde çalışan “Bana ulaşmadı” diyemeyeceği için, en azından bordronun tebliğ edilip edilmediği tartışma konusu olmaz. Özetle KEP vs. E-posta: KEP, tebligatın varlığını kesinleştirir; e-posta bu konuda zayıftır. Fakat ikisinde de işçi imzası yoksa içerik tartışmaya açıktır. Hukuken mahkemeler de bunu böyle görmektedir.

• Şirket İçi Özel Portallar: Pek çok orta ve büyük ölçekli şirket, çalışanların özlük belgelerine erişebileceği online portallar sunmaktadır. Bu portallar genellikle kullanıcı adı-şifre ile girilen, bordro, izin formları, performans değerlendirmeleri gibi dokümanları barındıran sistemlerdir. İşveren bordroyu sistemde yayınladığında, çalışan istediği zaman girip görüntüleyebilmektedir. Hukuki açıdan, portal üzerinden bordro sunmak da bir çeşit elektronik iletim sayılır. İşveren genelde portal kullanımını iş sözleşmesinde veya personel yönetmeliğinde öngörür; çalışan da bu sisteme erişim sağlar. Portal kullanımının avantajı, tüm erişimlerin şirket tarafından loglanabilmesidir (örn. A çalışanı bordrosunu 5 Şubat 2025’te saat 10:32’de görüntüledi şeklinde kayıt). Bu kayıtlar, ileride çalışanın bordroyu görmediği iddiasını çürütmek için delil olabilir. Ancak yine, çalışan portalda bordroyu gördüyse bile ayrıca “onayla” dememiş ya da bir itirazda bulunmamışsa, bu durum işveren lehine kesin bir hukuki sonuç doğurmaz. Yargılama sırasında çalışan “Evet bordroyu portalda gördüm ama bana sunulan rakamların doğru olmadığını düşündüğüm için imzalamadım” diyebilir. Portal kayıtları, mahkemece belge/dijital veri olarak değerlendirilebilir (HMK m.199 kapsamında). Fakat tek başlarına imzalı bordro yerine geçmezler. Yine de, portaldaki kayıtlar işverenin bordro verme yükümlülüğünü ifa ettiğini ve işçinin de bordrosundan haberdar olduğunu göstereceğinden, en azından kötü niyetli “bana hiç bordro verilmedi” iddialarını bertaraf edebilir. Bu yöntemle KEP arasındaki fark: Portal şirket içi bir çözüm olduğu için resmi nitelik taşımaz, KEP kadar güçlü değildir; ancak pratikte bir çok şirket tarafından kullanılır ve Yargıtay da henüz portaldan tebliğe dair özel bir yorum getirmemiştir. Eğer portalda bordroyu görüntüledikten sonra çalışan elektronik olarak “OK” butonuna basmışsa, bu bir onaylama fiili sayılıp işveren lehine durum biraz daha kuvvetlenir (bu onayın hukuken imza sayılması tartışmalı olsa da fiili bir kabul beyanıdır).

• e-Devlet Üzerinden Bordro: Özel sektör bakımından e-Devlet kullanımı sınırlıdır. Ancak bazı entegre sistemlerde, örneğin BES (Bireysel Emeklilik) kesintileri, SGK hizmet dökümleri gibi bilgiler e-Devlet’ten görüntülenebildiği gibi, işçinin aylık brüt kazancı da görülebilmektedir. Kamu çalışanları ise maaş bordrolarını e-Devlet Kapısı üzerinden temin edebilmektedir. Eğer bir işveren, çalışanının bordrosunu e-Devlet üzerinden erişilebilir kılmışsa (bu genelde kamu kurumlarında olur), o durumda da çalışan bordrosunu kendi e-Devlet hesabına giriş yaparak görür ve isterse indirir. Hukuken bu durumda bordro yine işveren tarafından verilmiş sayılır, zira çalışan resmi bir kanaldan belgesine erişmiştir. Fakat imza meselesi burada da ortaya çıkar: İşçi bordroyu e-Devlet’ten çıkartıp imzalamadığı sürece, bordro imzasızdır. E-Devlet sadece bir erişim platformudur, tebellüğ için ayrıca bir elektronik onay içermez. Hukuki farklılık açısından, e-Devlet üzerinden bordro almanın, şirket portalından almaktan pek farkı yoktur – hatta portalda en azından şirket kimin ne zaman baktığını bilebilirken, e-Devlet’te böyle bir kayıt işverene açık olmayabilir. Özel sektör işvereninin e-Devlet’e bordro yüklemesi doğrudan söz konusu olmasa da, örneğin bir proje ile bu mümkün hale gelseydi, KEP’e benzer bir resmiyet kazanabilirdi. Şu an için, e-Devlet yöntemi daha çok kamuda kullanıldığı için, özel sektör bakımından yasal değerlendirmesi nötr kalmaktadır.

Sonuç olarak farklı yöntemler hukuki açıdan şu ortak noktada birleşir: Bordro çalışana ulaşmış ise işverenin bildirim yükümlülüğü büyük oranda yerine gelmiş sayılır (özellikle KEP gibi resmi yolla ulaştıysa). Ancak bordroda işçi imzası yoksa, hangi yöntemle gönderildiğinin önemi kalmaksızın, işçi ile uyuşmazlık halinde belgenin içeriği işvereni tam koruma sağlayamaz. İşveren, KEP veya portal kullanarak idari yaptırım riskini bertaraf edebilir ve teslimi ispatlayabilir; buna karşılık işçi, bordroya itirazını sürdürüp alacak taleplerini desteklemek için tanık dahil delillere başvurabilir. Bu da işvereni fazla mesai, eksik ücret vb. konularda ispat zorluğuyla karşılaştırabilir.

Değerlendirme ve Sonuç

Türk hukukunda elektronik bordro uygulaması, mevzuatın tam olarak öngörmediği ancak fiili ihtiyaçların ortaya çıkardığı bir alandır. İş Kanunu ve ilgili mevzuat, ücret bordrosunun verilmesini zorunlu kılarken, dijital iletim konusuna netlik kazandırmamıştır. Bunun sonucu olarak, işverenler pratik çözümler üretirken, yargı organları da mevcut hukuk ilkelerini dijital çağın uygulamalarına uyarlamaya çalışmaktadır.

• Yasal Çerçevenin Durumu: İş Kanunu m.37, Sosyal Güvenlik ve Vergi mevzuatı, ücret bordrosunun yazılı ve imzalı olmasını şart koşar. Kanunlar elektronik bordroyu ne emir ne de yasak olarak zikretmemiştir. Ancak KEP yönetmeliği ve Bakanlık görüş yazısı, elektronik iletime yeşil ışık yakmaktadır. İleride İş Kanunu’nda yapılacak bir değişiklikle, m.37’nin “yazılı veya elektronik ortamda” şeklinde güncellenmesi olası gözükmektedir. Nitekim doktrinde bu değişiklik önerilmektedir.

• Islak İmza ve E-İmza: Geleneksel olarak ıslak imza, bordroların geçerliliğinde kritik rol oynar. Elektronik imza kanunu ise ıslak imzanın dijital eşdeğerini sunmuştur. Uygulamada e-imza kullanımının yaygınlaşması, elektronik bordroların güvenilirliğini artıracaktır. Şu an için, e-imza kullanımı sınırlı olduğundan, ıslak imza eksikliği işveren aleyhine sonuçlar doğurabilmektedir. Yargıtay kararları, e-imzanın hukuken geçerli olduğunu teyit etmiş olsa da, mahkemelerin pratikte elektronik imzalı bordrolarla çok sık karşılaşmadığı da bir gerçektir. Bu konuda emsal kararların oluşması zaman alacaktır.

• İşverenlerin Yükümlülükleri: Elektronik ortamda bordro gönderen işverenin, çalışana bordro vermiş olma yükümlülüğü kural olarak yerine gelmiş sayılır (özellikle KEP ile gönderimde Bakanlık ve birçok hukukçu bu kanaattedir). Ancak işverenin asıl dikkat etmesi gereken, bu belgenin ileride kendi lehine delil teşkil edip etmeyeceğidir. Bunun için çalışanlardan elektronik bordroları almaları konusunda onay almak, mümkünse e-imza ile imzalatmak veya hiç değilse “itiraz etmeme” beyanı almak en sağlıklı yoldur. Aksi halde, bordro sadece işverence tek taraflı oluşturulmuş bir kayıt gibi değerlendirilebilir.

• Yargı Kararları Işığında Delil Değeri: Gerek Yargıtay, gerekse BAM ve iş mahkemesi kararları, imzalı bordro ile imzasız (veya elektronik ortamda imzasız kalan) bordro arasında büyük bir fark gözetmektedir. İmzalı ise işveren neredeyse tamamen korunaklıdır; imzasız ise işverenin elindeki koz zayıftır ve işçi diğer delillerle hak talebinde bulunabilir. Elektronik bordrolar, imza yoksa işveren lehine kesin delil sayılmamaktadır. KEP ile gönderim dahi, kendiliğinden kesin delil etkisi yaratmamaktadır. Bu durum, Yargıtay’ın işçi haklarını koruma refleksiyle de uyumludur; zira amaç, işverenin salt dijital gönderimi ileri sürerek fazla mesai vb. alacaklardan kurtulmasının önüne geçmektir.

• Farklı Dijital Yöntemlerin Karşılaştırılması: KEP kullanımı, hem kanun koyucunun elektronik tebligata verdiği önemi yansıttığı hem de teknik güvenilirlik sağladığı için en kuvvetli dijital yöntem kabul edilebilir. E-posta ve özel portallar ise daha ziyade sözleşmesel düzenleme ve fiili uygulama meselesidir; hukuki statüleri KEP kadar net değildir. Yine de, hangi yöntem kullanılırsa kullanılsın, “işçi tarafından imzalanmamış dijital bordro = imzasız bordro” denkleminde bir değişiklik olmaz. Bu da yöntemler arasındaki temel ortak paydadır.

Güncel Gelişmeler: Son yıllarda Türkiye’de dijital dönüşümün hızlanmasıyla, iş hukuku alanında da dijital ispat konuları önem kazanmaktadır. 2020’lerin başında yaşanan pandemi süreci, uzaktan çalışma ve dijital belge akışını artırdı. Bu kapsamda dijital bordro uygulamaları daha yaygın tartışılır hale geldi. 2024 ve 2025 yıllarında yayınlanan hukuki incelemeler (örneğin makaleler, blog yazıları) KEP üzerinden bordro gönderimini detaylıca ele aldı. Birçok hukukçu, elektronik bordronun geçerliliğinin tanınması gerektiğini savunurken, bir kısmı da olası sakıncalara dikkat çekti. Teknolojik çözümler de gelişmektedir: Örneğin bazı firmalar, çalışanların cep telefonları aracılığıyla mobil imza kullanıp bordrolarını onaylayabileceği yazılımlar geliştirmektedir (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey) (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey). Böylelikle ıslak imza alma güçlüğü, yerini pratik bir elektronik imza sürecine bırakabilir (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey) (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey). Yine, iş sözleşmelerine “dijital kayıtların delil olacağı” yönünde maddeler konularak bir çeşit delil sözleşmesi yapılması eğilimi de görülmektedir. Bu tip sözleşmeler, HMK m.193’e uygun olduğu sürece tarafların aralarında, örneğin “Taraflar, işbu sözleşmeden doğacak ihtilaflarda şirket bilgi sisteminde tutulan kayıtların HMK m.199 kapsamında belge delili olduğunu ve bordro gibi kayıtların doğruluğunu peşinen kabul ederler” şeklinde hükümler koyabilmektedir.

Tüm bu gelişmeler ışığında, elektronik ortamda bordro gönderimi kaçınılmaz olarak yaygınlaşacaktır. Mevzuatın güncellenmesi ve özellikle İş Kanunu ile ikincil düzenlemelerde elektronik bildirimlerin ayrıntılı şekilde ele alınması beklenmelidir. Halen yürürlükteki mevzuata göre elektronik bordro yasal olarak geçerli kabul edilse de (en azından KEP ile gönderimde), uygulamadaki tereddütler ancak bu güncellemelerle giderilebilir.

Sonuç olarak işverenler, bordroları elektronik ortamda iletirken şu ikili durumu gözetmelidir: (1) Yükümlülük boyutu – çalışana bordro verilmiş sayılmak için mümkünse KEP gibi resmi yöntemleri tercih etmek veya yazılı onayını almak; (2) Delil boyutu – ileride doğabilecek davalarda güçlü bir savunma için, çalışanların bordrolarını ıslak imza veya güvenli elektronik imza ile onaylamasını sağlamak. İşçiler açısından da, kendilerine dijital yolla iletilen bordroları dikkatle inceleyip eğer itirazları varsa bunu yazılı şekilde işverene bildirmek önemlidir. Aksi halde, dijital dönüşüm sürecinde hak kayıpları yaşanabilir.

Kaynakça:

• 4857 sayılı İş Kanunu m.37 ve m.109
• 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve GSS Kanunu m.102/5; 213 sayılı VUK m.238
• 5070 sayılı Elektronik İmza Kanunu; 6100 sayılı HMK m.199, 205
• Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik (RG 25.08.2011)
• Çalışma Genel Müdürlüğü 13.11.2017 tarihli görüş yazısı
• Yargıtay 9. HD, 20.04.2022 T., 2022/4265 E., 2022/4866 K. ve benzeri kararlar
• Samsun BAM 8. HD, 2021/… E., … K. (KEP ile bordro tebliği kararı)
• Z. B. Özbilen & N. G. Tamçiftçi, “Ücret Bordrolarının Çalışanlara KEP … Tebliği ve Delil Niteliği”, Turkish Law Blog, 31.12.2024.
• K.P. Legal, “Ücret Bordrolarının KEP Adresi Üzerinden Gönderilmesi ve Kesin Delil Niteliği”, 2022.
• Mefa Müşavirlik, “Ücret Hesap Pusulalarının KEP veya E-posta ile Gönderilmesi”, 2021.
• Karkep, “KEP Bordro ile Ücret Pusulası Göndermek Yasal mı?” (Samsun BAM karar analizi).
• Lütfi İnciroğlu, “İşveren, Ücret Hesap Pusulası ve Benzeri Belgeleri Elektronik Platform Üzerinden Gönderebilir mi?”, 2021.
• Abdülkerim Küçük, “İş Hukukunda Elektronik Ortamda Oluşturulan İşyeri Kayıt ve Bildirimlerinin Geçerliliği”, NKÜ Hukuk Fak. Dergisi 2023/2 (akademik çalışma).
• Mondaq, “Elektronik İmza ile Bordro İmzalama”, 2023 (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey) (Elektronik İmza Ile Bordro İmzalama - Employee Benefits & Compensation - Turkey).